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關(guān)于開放式辦公空間的利弊有很多爭論，但它仍將成為未來的設(shè)計方向之一，只是會出現(xiàn)新變化，這種變化我們稱之為“2.0版開放式設(shè)計”。設(shè)計師要以這種思維，在開放式辦公場所規(guī)劃不同區(qū)域（如從專注的單獨(dú)區(qū)域到集體進(jìn)行頭腦風(fēng)暴的區(qū)域……），使之既能培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識和支持協(xié)作，又有利于員工單獨(dú)工作和思考……
安靜工作和團(tuán)隊(duì)協(xié)作共處一個區(qū)域，是2.0版開放式設(shè)計的主要特點(diǎn)，員工們可以根據(jù)自己的需要選擇工作場所
在新舊設(shè)計理念換代的過程中，協(xié)作辦公空間、靈活的咖啡廳和私人電話亭……已成為開放式空間環(huán)境里重要的平衡要素，它們能確保員工有一個安靜的地方處理各種類型的工作，同時又能確保他們與同事交流和協(xié)作……
“2.0版開放式設(shè)計”的前提
在用“2.0版開放式設(shè)計”思維進(jìn)行設(shè)計前，重要的是了解甲方當(dāng)前的工作條件、員工工作場所實(shí)踐和需要改進(jìn)的領(lǐng)域，以便為新空間提供最真實(shí)的信息。
設(shè)計前應(yīng)對甲方員工進(jìn)行調(diào)查研究，更好地了解需求、存在的問題和他們的愿望。可以使用SurveyMonkey等在線調(diào)查工具，找到人們在當(dāng)下空間中的感受，從而確定他們不喜歡或感覺不好的地方。
一般來說，問題往往集中在個人空間和鄰近區(qū)域、溫度控制、光線水平、舒適度和辦公空間里的生產(chǎn)效率等要素上。很多時候，我們聽到的最大抱怨是“會議室空間不夠大”。這樣的反饋可以幫助設(shè)計師衡量項(xiàng)目需求，在設(shè)計討論會中進(jìn)行充分的準(zhǔn)備。
此外，還應(yīng)該召開項(xiàng)目研討會議，與各部門負(fù)責(zé)人、代表會面，總結(jié)出各個方面的具體需求，并在設(shè)計中對這些加以說明。這能讓我們在戰(zhàn)略層面將所有員工的反饋與他們團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)和愿景結(jié)合起來，推動甲方公司持續(xù)發(fā)展。
不可忽略的分組設(shè)計研討會
一旦最初的空間分析和戰(zhàn)略措施獲得共識，應(yīng)該組織召開分組設(shè)計研討會，鼓勵甲方員工圍繞新的空間提出理想愿景。這時關(guān)注的領(lǐng)域包括文化和團(tuán)隊(duì)、個人空間、會議空間以及他們認(rèn)為有利于提高工作效率的其他方案需求。
分組設(shè)計研討會是設(shè)計過程中一個重要步驟，甲方員工是與辦公空間進(jìn)行互動的主體，應(yīng)允許他們提出自己的全部要求。在研討會上，應(yīng)將之前進(jìn)行的調(diào)查結(jié)果反饋給大家，進(jìn)一步明確領(lǐng)導(dǎo)層的最終目標(biāo)。
如設(shè)計公司在與波士頓醫(yī)療康復(fù)研究所（IHI）合作時，這家非營利組織的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)非常愿意合作，希望設(shè)計師能夠盡最大可能滿足每個人的需求。因此，IHI確定了一個多元化的員工分組，約10%的員工參與其中，而高層領(lǐng)導(dǎo)只占極少數(shù)。這個分組是成功的，因?yàn)樗乖O(shè)計師能夠在個人層面上理解各種觀點(diǎn)、工作風(fēng)格和部門需求。
那么，如何組建理想的設(shè)計研討組呢？我們建議不要只有領(lǐng)導(dǎo)層來做這些決定，而應(yīng)該支持不同部門、不同級別和不同年齡的員工。重要的是讓那些將要升任新職位的人參與進(jìn)來。參加者的數(shù)量也很重要，人員太多很難確保所有人的聲音都能被聽到，太少也無法獲得多方面的反饋。
盡早讓辦公家具供應(yīng)商介入
不管是設(shè)計師還是甲方，都希望整個辦公環(huán)境協(xié)調(diào)統(tǒng)一、更有凝聚力，但不同部門的個性元素也要融入設(shè)計中。可以成立一個由各部門代表組成的領(lǐng)導(dǎo)委員會，在研討會上，把設(shè)計工作分為三部分進(jìn)行探討。一是預(yù)想圖像，二是示意圖設(shè)計，最后再到三維效果圖。這是一個循序漸進(jìn)的過程，各部門可根據(jù)其獨(dú)特的需求或偏好，確定自己的家具配置，并根據(jù)所選的方案，確定個性化的飾面和配件等。
如某設(shè)計公司在為一所頂尖大學(xué)設(shè)計辦公室的過程中，讓家具設(shè)計師盡早介入成為重要的一環(huán)。設(shè)計師展示了一個實(shí)時的3D模型，各部門代表據(jù)此選定了飾面、家具等，還在模型上進(jìn)行了預(yù)覽。這種早期預(yù)覽，會讓甲方員工對未來的辦公空間產(chǎn)生強(qiáng)烈的主人翁意識，對新的空間充滿期待。此外，通過參與自己的個人空間設(shè)計，很多員工對辦公室規(guī)劃的擔(dān)心和對空間變革的恐懼會慢慢消除，因?yàn)樗麄冎?，在即將到來的變革中，自己是不可或缺的部分，這種變革會給他們帶來更多的好處。
波士頓醫(yī)療康復(fù)中心采取了另一種提升員工敬業(yè)度的方法。他們在員工搬家前舉辦了一次全員活動，讓員工預(yù)覽新辦公室，了解新空間的舒適和新社區(qū)的情況。從馬薩諸塞州搬到波士頓后，康復(fù)中心的領(lǐng)導(dǎo)希望員工在新的通勤路線上和周邊地區(qū)都能安心。通過讓他們熟悉附近環(huán)境和新的辦公空間，帶給他們更好的心情和更強(qiáng)烈的搬家渴望。
入駐后的跟蹤調(diào)查必不可少
員工入駐新辦公室6至12個月，設(shè)計公司利用“全員入駐后調(diào)查”等方式，創(chuàng)建基準(zhǔn)數(shù)據(jù)，確定員工對新舊空間的對比意見。把員工適應(yīng)新空間的時間，作為一段里程碑式的時間，清楚地了解哪些東西對他們不起作用，哪些東西可能在工作應(yīng)用得很好。
通過設(shè)立員工文化委員會等策略，鼓勵他們在搬進(jìn)新辦公室后繼續(xù)就空間設(shè)計進(jìn)行對話，以確保新的空間能夠長期支持員工的不同需求
如某設(shè)計項(xiàng)目，設(shè)計公司建議甲方搬進(jìn)去后成立一個員工文化委員會，繼續(xù)圍繞辦公室設(shè)計展開討論。設(shè)計公司參與該委員會召開的月度會議，討論各個部門如何適應(yīng)新環(huán)境，員工在新空間如何工作，哪些空間使用得很好或相反……通過例行會議和開放溝通渠道，甲方員工可以更多地融入新空間，設(shè)計公司也能盡快解決早期出現(xiàn)的問題，或者確定其中哪些問題可以隨著時間推移自行解決……
這些跟蹤調(diào)查的結(jié)果，將幫助設(shè)計師確定是否有需要進(jìn)一步改善的空間，從而緩解新環(huán)境帶來甲方員工的壓力。
這個由甲方員工參與的一體化協(xié)作式設(shè)計過程，不僅滿足了大多數(shù)員工的需求，幫助甲方領(lǐng)導(dǎo)層實(shí)現(xiàn)了管理目標(biāo)，也使得設(shè)計機(jī)構(gòu)及其設(shè)計師可以確保2.0版開放式設(shè)計的成功。
